I. GIỚI THIỆU CHUNG
1.1. Giới thiệu
E-Office là giải pháp văn phòng điện tử được Tín Đức xây dựng trên nền Web bao gồm các chức năng phục vụ việc quản lý điều hành công việc như: Quản lý văn bản, Quản lý công việc, Hồ sơ tài liệu, Lịch làm việc, Tin tức…
Đây là giải pháp dễ dàng triển khai và sử dụng, đã và đang được rất nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ứng dụng trong đó có nhiều bộ, ngành, các sở, ngân hàng, tổng công ty và các trường đại học…
1.2. Các lợi ích khi sử dụng e-Office
- Điều hành tập trung và giúp ra quyết định nhanh.
- Tiết kiệm chi phí thư tín, điện thoại, in ấn, sao chép, không gian lưu trữ.
- Hướng đến một hệ thống thông tin đồng nhất.
- Biết được công việc cần xử lý, các công việc đang theo dõi.
- Bất cứ thông tin, tài liệu nào có thể tìm thấy được nhanh chóng khi cần.
- Chi phí đầu tư thấp, hiệu quả mang lại cao.
- Kiểm soát được công việc một cách chặt chẽ: cải tiến tốc độ xử lý công việc, theo dõi và đánh giá dễ dàng công việc, chuẩn hóa được các quy trình công việc…
- Nâng cao hiệu quả xử lý công việc (giảm thời gian xử lý, trao đổi), tăng năng suất lao động.
- Giải quyết kịp thời các bế tắc trong quy trình xử lý công việc, theo dõi được tất cả các hoạt động trong quy trình xử lý công việc, đảm bảo tính liên thông dữ liệu, giảm tối đa các rủi ro.
- Thông tin an toàn, bảo mật cao.
- Sẵn sàng mở rộng cả về nhu cầu tin học hóa các nghiệp vụ quản lý và quy mô triển khai
- Đáp ứng các quy định, yêu cầu của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Bộ thông tin và Truyền thông về hệ thống quản lý văn bản điện tử.
- Đáp ứng yêu cầu của Chính phủ về chính phủ điện tử, hiện đại hóa công tác quản lý, điều hành.
1.3. Điểm nổi bật
- Xây dựng trên nền tảng công nghệ Portal & Collbaration: MS Sharepoint - một platform tổng thể để triển khai, tích hợp nhiều ứng dụng.
- Khả năng mở rộng cả về ứng dụng lẫn quy mô triển khai.
- Dễ thao tác, nắm bắt nhanh các thông tin cần xử lý.
- Tự động hoá quy trình nghiệp vụ.
- Kết nối qua các thiết bị máy tính bảng, điện thoại thông minh.
- Dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác.
- An toàn, bảo mật.
II. TÍNH NĂNG CHÍNH
2.1. Nhóm tính năng quản lý, điều hành:
- Quản lý văn bản: kiểm soát và lưu vết toàn bộ quá trình xử lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản trình ký, văn bản nội bộ của đơn vị. Lãnh đạo đơn vị/phòng ban có thể chỉ đạo, điều hành xử lý các công việc trực tiếp trên phần mềm thông qua môi trường mạng LAN, Internet.
- Quản lý công việc, nhắc việc: Phân hệ này giúp Lãnh đạo đơn vị/phòng ban dễ dàng tạo, quản lý công việc giao cho nhân viên thực hiện, qua đó có thể nắm bắt được tiến độ xử lý các công việc và kịp thời chỉ đạo, điều hành. Phần mềm hỗ trợ quản lý kế hoạch công tác năm, quý, tháng của đơn vị.
- Quản lý lịch làm việc: Quản lý lịch làm việc tuần, tháng, của đơn vị/cá nhân.
- Quản lý đăng ký phòng họp: Quản lý danh sách phòng họp và thông tin đăng ký phòng họp.
- Quản lý đăng ký xe: Quản lý danh sách xe công của đơn vị và thông tin đăng ký sử dụng xe.
- Thống kê, báo cáo: Hỗ trợ tổng hợp các báo cáo về xử lý văn bản, công việc, tổng hợp thông tin sử dụng phòng họp/xe theo tuần/tháng/năm. Các thông tin báo cáo được trích xuất, hiển thị theo thời gian thực giúp Lãnh đạo đơn vị/phòng ban dễ dàng theo dõi, quản lý và kịp thời chỉ đạo, điều hành.
2.2. Nhóm tính năng quản lý lưu trữ tài liệu:
- Quản lý hồ sơ công việc: quản lý toàn bộ các hồ sơ tài liệu lưu trữ trên hệ thống, cho phép phân quyền quản lý, cập nhật, khai thác, tìm kiếm… đến từng hồ sơ, thư mục, tài liệu trong hồ sơ.
- Quản lý kho thư viện tài liệu dùng chung: quản lý, chia sẻ cho cá nhân/nhóm cá nhân/đơn vị các tài liệu quy định, chính sách, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu…
2.3. Nhóm tính năng truyền thông nội bộ:
- Trang tin tức nội bộ: Quản lý, đăng tải các thông tin mới của đơn vị lên trang tin nội bộ. Cho phép quản lý tin tức nhiều chuyên mục tin khác nhau (bản tin, thông báo…).
- Thông báo nội bộ: cho phép người được phân quyền gửi các thông báo đến cá nhân/nhóm cá nhân/toàn thể cán bộ nhân viên trong đơn vị.
- Danh bạ nội bộ: Quản lý thông tin cán bộ nhân viên trong cơ quan các thông tin: ảnh, họ tên, ngày sinh, điện thoại, phòng ban, chức vụ...
- Chat nội bộ: Chức năng giúp các cán bộ, nhân viên có thể trao đổi, chia sẻ thông tin trực tuyến, hỗ trợ trong việc trao đổi nội bộ, xử lý công việc.
2.4. Các tính năng tích hợp:
- Gửi nhắc việc, thông báo, cảnh báo qua Email.
- Tích hợp chức năng scan để số hóa tài liệu trực tiếp vào hệ thống.
- Gửi nhắc việc, thông báo, cảnh báo qua tin nhắn SMS.
- Phiên bản phần mềm trên các thiết bị di động (điện thoại thông minh, máy tính bảng…).
- Tích hợp chức năng chữ ký số, sẵn sàng tích hợp và sử dụng khi đơn vị đăng ký chữ ký số.
- Sẵn sàng trong việc kết nối với trục văn bản liên thông của Chính phủ.
III. ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG
Tất cả các cơ quan, đơn vị có tầm nhìn và nhu cầu về ứng dụng CNTT trong việc quản lý văn bản và điều hành công việc như các bộ, ngành, các sở, ngân hàng, công ty và các trường đại học, cao đẳng….
IV. KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU
- Bộ Giáo dục và đào tạo;
- Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam;
- Ngân hàng TNHH Indovina Bank;
- Nhà Xuất bản giáo dục Việt Nam.
…
V. DỊCH VỤ LIÊN QUAN
5.1. Tư vấn xây dựng, triển khai hệ thống phần mềm
- Tư vấn xây dựng, triển khai phần mềm tại đơn vị theo yêu cầu thực tế.
- Đề xuất các giải pháp triển khai, tích hợp với hệ thống phần mềm hiện có của đơn vị.
- Bảo hành, bảo trì phần mềm.
5.2. Đào tạo, tập huấn
- Đào tạo, hướng dẫn các đơn vị, phòng ban, người dùng sử dụng phần mềm.
- Đào tạo, hướng dẫn cán bộ quản trị sử dụng phần mềm.
- Đào tạo, tập huấn nâng cao kỹ năng sử dụng CNTT trong các nghiệp vụ của cơ quan, doanh nghiệp.
5.3. Dịch vụ kỹ thuật
- Dịch vụ bảo hành, bảo trì phần mềm.
- Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật phần mềm trong quá trình sử dụng.
- Dịch vụ cung cấp, cho thuê máy chủ.
- Dịch vụ quản trị máy chủ, quản trị phần mềm.
- Dịch vụ nâng cấp, phát triển và mở rộng hệ thống phần mềm.
5.4. Chuyển giao công nghệ
- Đào tạo, chuyển giao công nghệ xây dựng, phát triển phần mềm.
